Automazione dei processi IT per ridurre i costi aziendali

IT Process Automation: cos’è e a cosa serve

L'automazione può manifestarsi in forme diverse all’interno dell’IT, ciascuna con caratteristiche e ambiti d’applicazione specifici. Tra queste, l'IT Process Automation è una delle soluzioni più avanzate e strategiche, perché combina efficienza operativa e governance dei sistemi.
Con IT Process Automation (ITPA) si intende l'automazione dei processi IT attraverso tecnologie e strumenti in grado di trasformare attività complesse, come la gestione dei servizi, il supporto tecnico o le operazioni di sistema, in workflow automatizzati. L’obiettivo è ridurre l'intervento umano su operazioni ripetitive o soggette a errore, liberando tempo e risorse che possono essere impiegate in attività a maggior valore aggiunto.
A differenza di altre forme di automazione più orientate alle funzioni amministrative o ai processi di business generici, l'ITPA agisce nel cuore delle infrastrutture IT, orchestrando attività che spesso coinvolgono più sistemi, ambienti e tecnologie.
L’ITPA non si limita a eseguire compiti, ma li struttura in modo efficiente, riducendo i colli di bottiglia e migliorando la comunicazione tra team e sistemi. Tra i principali vantaggi:

• Riduzione degli errori: grazie alla standardizzazione delle procedure e all’eliminazione dell’intervento umano su task ripetitivi.
• Maggiore velocità: i workflow automatizzati sono molto più rapidi rispetto all’esecuzione manuale.
• Prevenzione della perdita di dati: l'automazione può includere check, backup e controlli di sicurezza sistematici.
• Efficienza cross-sistema: l'ITPA funge da ponte tra piattaforme diverse, facilitando l'interoperabilità.
• Trasparenza e controllo: ogni operazione è tracciata, monitorabile e replicabile, a tutto vantaggio della compliance e dell’auditability.

L’ITPA si distingue per la capacità di orchestrare e automatizzare attività tecniche e complesse, come:

• Esecuzione automatica di script o comandi in caso di specifici eventi (es. log errori, alert di sicurezza)
• Deployment automatico di aggiornamenti o patch
• Configurazione e provisioning di nuovi ambienti o dispositivi
• Risoluzione di problemi ricorrenti in modo autonomo

A differenza di soluzioni orientate all'interfaccia utente o all’amministrazione documentale, come la Robotic Process Automation (RPA) o la Business Process Automation (BPA) di cui parleremo successivamente, l’ITPA opera a un livello più infrastrutturale e tecnico. Può essere integrata con sistemi di monitoraggio, helpdesk, cloud management platform, strumenti di security e molto altro.

In questo caso, automatizzare i processi IT significa, soprattutto, migliorare la continuità operativa: i workflow automatizzati sono in grado di reagire in tempo reale a guasti, errori o interruzioni, contribuendo a ridurre i tempi di inattività. 
Ma, ancor di più, significa poter rendere i servizi scalabili, poiché un processo automatizzato può essere facilmente replicato o adattato a nuovi contesti senza la necessità di riscriverlo da zero. Ne beneficia anche la crescita del business, dal momento che ridurre il tempo speso nella gestione operativa libera risorse che possono essere investite in innovazione e miglioramento continuo. Inoltre, l’automazione rappresenta un pilastro fondamentale per favorire la trasformazione digitale: è il punto di partenza per adottare nuove tecnologie, integrare soluzioni cloud, implementare approcci DevOps e rafforzare la sicurezza in tempo reale.
L’IT Process Automation, infine, contribuisce ad affrontare una delle sfide più sentite dalle imprese: la carenza di personale IT qualificato. Delegando alle macchine i compiti più standardizzati e ripetitivi, le aziende possono destinare le proprie risorse umane a progetti strategici e ad attività a più alto valore aggiunto.

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RPA - Robotic Process Automation e BPA - Business Process Automation: cosa sono e a cosa servono

Se l’IT Process Automation (ITPA) rappresenta il motore dell’efficienza operativa in ambito IT, agendo sull’automazione tecnica di attività ricorrenti, l’evoluzione naturale di questo approccio è l’estensione dell’automazione all’intero ecosistema aziendale. È in questo contesto che entrano in gioco la Business Process Automation (BPA) e la Robotic Process Automation (RPA): due soluzioni complementari che permettono di ridisegnare e ottimizzare i flussi di lavoro, non solo nei sistemi IT, ma in tutte le aree dell’organizzazione. Dalla gestione amministrativa alla supply chain, dalle risorse umane alla relazione con i clienti, BPA e RPA consentono di trasformare operazioni tradizionalmente manuali in processi digitali, strutturati e misurabili.

Robotic process automation (RPA)

La Robotic Process Automation (RPA) è una tecnologia pensata per automatizzare attività ripetitive, semplici e altamente strutturate, che solitamente vengono eseguite manualmente da operatori umani attraverso interfacce digitali. I cosiddetti bot, o robot software, vengono programmati per svolgere compiti specifici seguendo regole predefinite. Questo significa che possono, ad esempio, accedere a un'applicazione, estrarre dati, copiarli in un altro sistema, validare informazioni o leggere una fattura elettronica, simulando in tutto e per tutto le azioni che un essere umano compirebbe con tastiera e mouse.

Una delle caratteristiche più interessanti dell’RPA è che può operare senza dover intervenire sull’architettura dei sistemi esistenti: i bot interagiscono con l’interfaccia utente delle applicazioni, rendendo l’implementazione piuttosto veloce, ma anche potenzialmente fragile rispetto a modifiche grafiche o funzionali. L’RPA si dimostra particolarmente utile in contesti in cui le attività sono governate da regole fisse, i dati sono strutturati e i processi si ripetono sempre allo stesso modo. Al contrario, risulta meno efficace quando le attività sono soggette a continue variazioni, richiedono valutazioni complesse o presentano una forte variabilità nei dati o nei percorsi decisionali. In questi casi, ogni cambiamento nel flusso di lavoro comporta una revisione del codice dei bot, con un impatto diretto sui tempi e sui costi di manutenzione.

Business Process Automation (BPA)

A differenza dell’RPA, la Business Process Automation (BPA) adotta un approccio più ampio e strategico all’automazione, intervenendo non solo sull’esecuzione di singole attività ma sull’intero ciclo di vita dei processi aziendali. Le soluzioni BPA permettono di modellare, orchestrare e ottimizzare flussi di lavoro complessi, anche quando coinvolgono più team, dipartimenti o sistemi. Le piattaforme di BPA offrono strumenti per la modellazione visuale dei processi, l’integrazione con altre applicazioni aziendali, la gestione delle regole e delle condizioni operative, oltre a dashboard e funzionalità di analytics che consentono di monitorare in tempo reale la performance dei processi e supportare le decisioni strategiche.

Un aspetto distintivo della BPA è la sua capacità di adattarsi al cambiamento. I workflow possono essere aggiornati rapidamente anche da utenti non tecnici, grazie a interfacce low-code o no-code che riducono la dipendenza dai reparti IT. Questo rende la BPA particolarmente adatta a contesti dinamici, dove le esigenze operative evolvono rapidamente e i processi devono essere flessibili e scalabili. Inoltre, la BPA favorisce la collaborazione tra team, superando i silos organizzativi e permettendo una gestione condivisa e trasparente delle attività. È la scelta ideale per chi desidera non solo automatizzare, ma anche trasformare i propri processi in ottica di efficienza, qualità del servizio e continuità operativa.

I benefici dell’automazione con RPA e BPA

L’automazione dei processi, sia attraverso RPA che tramite BPA, offre numerosi vantaggi che impattano in modo significativo sull’efficienza, sulla qualità e sulla resilienza operativa delle aziende. Ridurre l’intervento umano in attività ripetitive e strutturate consente innanzitutto di diminuire il rischio di errore, migliorando l’affidabilità dei dati e la coerenza delle operazioni quotidiane. Questo si traduce in tempi di esecuzione più rapidi, minori costi operativi e un aumento della produttività complessiva. Laddove l’RPA consente di ottenere risultati immediati automatizzando task puntuali, la BPA permette di ripensare e ottimizzare processi interi, migliorando la fluidità delle attività aziendali e l’esperienza degli utenti interni ed esterni.

Un altro vantaggio cruciale è la possibilità di scalare facilmente i processi automatizzati: le tecnologie di automazione si adattano a volumi crescenti di lavoro senza compromettere la qualità o richiedere investimenti proporzionali in risorse umane. Inoltre, sia RPA che BPA favoriscono la tracciabilità e il monitoraggio dei processi, offrendo visibilità completa sulle attività svolte, utilissima in ottica di audit, compliance e gestione del rischio. Infine, liberando il personale da compiti meccanici e a basso valore aggiunto, l’automazione permette di riallocare risorse verso attività strategiche e creative, rafforzando la capacità dell’organizzazione di innovare, adattarsi e crescere nel tempo.

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Automazione dei processi di gestione documentale

In molte organizzazioni, la gestione documentale rappresenta ancora un’area critica dominata da attività manuali, dispendiose in termini di tempo e soggette a errori. La tendenza a mantenere pratiche consolidate può rallentare l’innovazione, soprattutto quando si tratta di gestire contratti, fatture, documenti HR o richieste interne. Tuttavia, l’integrazione tra automazione dei processi, Business Process Automation (BPA) e Robotic Process Automation (RPA) con un document management system (DMS) moderno può portare benefici immediati e duraturi. Digitalizzare e automatizzare il ciclo di vita dei documenti aziendali significa non solo ridurre i costi operativi, ma anche aumentare la qualità, la trasparenza e la compliance dei processi.

Anche in questo caso, l’automazione dei processi consente di sostituire attività ripetitive e manuali con flussi digitali strutturati e tracciabili. A partire dalla ricezione di un documento, ogni passaggio — dalla classificazione all’approvazione, dall’archiviazione alla distribuzione — può essere definito in modo chiaro, supportato da regole aziendali e reso uniforme per tutta l’organizzazione. Questo approccio riduce sensibilmente i margini di errore, semplifica la ricerca delle informazioni, accelera i tempi di risposta e libera risorse preziose. Documenti e dati non sono più dispersi in caselle email o archivi cartacei, ma organizzati in repository digitali accessibili da chiunque abbia i diritti necessari, in qualunque momento e da qualsiasi dispositivo.

Un sistema di gestione documentale integrato con l’automazione permette, ad esempio, di indirizzare automaticamente una fattura al responsabile corretto per l’approvazione, di far scattare un alert se una firma è in ritardo, o di sincronizzare le informazioni con il sistema contabile. Anche la raccolta dei dati viene semplificata attraverso moduli web precompilati, evitando attività di data entry e minimizzando gli errori. Tutto questo migliora l’esperienza di lavoro, aumenta la produttività e riduce le tempistiche operative.

Il ruolo di BPA e RPA nei flussi documentali

La combinazione di BPA e RPA rappresenta un alleato strategico per digitalizzare in modo intelligente e scalabile la gestione dei documenti. Il BPA consente di modellare processi complessi e interdipendenti: ad esempio, nell’ambito della gestione contrattuale, può orchestrare la redazione, l’approvazione multilivello, la firma elettronica e l’archiviazione finale, integrando dati e persone in un’unica piattaforma. Il vantaggio è una maggiore coerenza, visibilità sullo stato dei documenti, e capacità di adattarsi rapidamente a nuove esigenze normative o operative.

L’RPA, invece, entra in gioco per eseguire automaticamente compiti puntuali ma ripetitivi all’interno di questi processi. Un bot può leggere un documento PDF ricevuto via email, estrarne le informazioni rilevanti tramite OCR (riconoscimento ottico dei caratteri), inserire i dati nel gestionale e avviare il relativo flusso di approvazione. In questo modo, si riduce l’onere per gli operatori e si accelera l’intero ciclo documentale. RPA è particolarmente efficace quando i dati sono strutturati e le attività seguono regole fisse, mentre il BPA garantisce la visione d’insieme e la capacità di gestire eccezioni e varianti.

Quando integrate con sistemi di gestione documentale avanzati, queste due tecnologie automatizzano non solo l’archiviazione ma anche il tracciamento delle versioni, il controllo degli accessi, l’analisi dei dati e la gestione degli audit trail. Il risultato è un sistema più sicuro, trasparente e allineato agli standard di compliance.

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I vantaggi di un approccio automatizzato alla gestione documentale

Adottare BPA e RPA nella gestione documentale non significa solo fare “di più con meno”, ma anche aumentare il controllo, la reattività e il valore dei processi documentali. Il primo beneficio tangibile è la produttività: automatizzando approvazioni, notifiche e aggiornamenti, i documenti vengono gestiti con maggiore rapidità e precisione. Ne deriva una riduzione dei costi legata alla minor necessità di interventi manuali, di revisioni o di gestione delle eccezioni.

L’automazione rafforza anche la compliance, grazie a regole predefinite che evitano omissioni, garantiscono la correttezza dei dati e tengono traccia di ogni operazione. Questo è particolarmente importante in ambiti soggetti a normative stringenti come finance, sanità o pubblica amministrazione. Allo stesso tempo, l’integrazione tra documenti e sistemi aziendali consente una maggiore fluidità nella gestione delle informazioni, facilitando le decisioni e migliorando l’esperienza utente, sia per i dipendenti che per i clienti.

Infine, la digitalizzazione dei processi documentali attraverso BPA e RPA contribuisce a creare un ambiente di lavoro più motivante. Eliminando compiti ripetitivi, si favorisce l’engagement delle persone, si stimola la collaborazione e si aprono spazi per attività più creative e strategiche. In un mercato in continua evoluzione, questa flessibilità operativa diventa un fattore competitivo decisivo.

Cerchiamo dunque di riassumere quali sono gli ambiti e i task nei quali BPA e RPA possono migliorare l’intero processo di gestione documentale.

• Fatturazione e contabilità fornitori
  L'automazione consente di gestire il ciclo passivo in modo rapido e preciso. I bot possono estrarre i dati dalle fatture ricevute tramite OCR, verificarne la correttezza rispetto agli ordini di acquisto, e avviare automaticamente il flusso di approvazione interno. Una volta approvata, la fattura viene archiviata digitalmente e il pagamento programmato nel gestionale. Si riducono errori, tempi di lavorazione e rischio di pagamenti in ritardo.
• Contrattualistica e gestione legale
  Con BPA è possibile creare modelli di contratto standardizzati, avviare iter di revisione e approvazione, integrare la firma elettronica e archiviare il documento in repository sicuri. Le scadenze contrattuali vengono monitorate con alert automatici, evitando dimenticanze e ritardi. L’accesso controllato e le versioni tracciate assicurano conformità e trasparenza.
• Risorse umane (HR)
  I processi HR sono ricchi di documentazione: CV, lettere di offerta, documenti per l’assunzione, certificati di formazione, richieste ferie. L’automazione consente di raccogliere e gestire questi documenti in modo centralizzato. Il BPA guida i workflow di onboarding, firma e conservazione dei documenti, mentre l’RPA può alimentare automaticamente i dati nei sistemi payroll o gestionali HR.
• Gestione delle richieste interne
  In molte organizzazioni, i flussi documentali interni — come richieste di acquisto, rimborsi spese, autorizzazioni — sono ancora gestiti via email o con moduli cartacei. Automatizzarli con moduli digitali, workflow approvativi e archiviazione automatica consente di tracciare ogni richiesta, ridurre i tempi di risposta e standardizzare i percorsi autorizzativi.
• Audit, compliance e tracciabilità
  L’automazione garantisce che tutti i documenti critici siano archiviati correttamente, accessibili solo al personale autorizzato e corredati da log dettagliati su ogni modifica o accesso. Questo è particolarmente importante in settori regolamentati, dove è necessario dimostrare la correttezza e la sicurezza della gestione documentale.
• Gestione delle pratiche clienti
  In ambito commerciale, assicurativo, sanitario o amministrativo, la gestione delle pratiche clienti comporta l’elaborazione di documenti, moduli, richieste e autorizzazioni. BPA e RPA permettono di semplificare la raccolta delle informazioni (anche attraverso moduli web), instradare automaticamente i file verso i team competenti, accelerare le risposte e migliorare la customer experience.
• Acquisti e supply chain
  I documenti legati alla catena di fornitura (ordini, bolle, fatture, contratti) possono essere integrati in workflow che collegano buyer, fornitori e magazzino. Le automazioni aiutano a garantire coerenza tra i dati, archiviare tutto in modo ordinato e tracciare l’intero ciclo dalla richiesta d’ordine alla consegna.
• Formazione e gestione documenti interni
  Anche la documentazione interna — policy aziendali, manuali, documenti di sicurezza o di conformità — può essere gestita tramite automazione. I sistemi possono notificare agli utenti i documenti da leggere, tracciare le conferme di presa visione, aggiornare le versioni e facilitare audit futuri.

Un partner per guidare il cambiamento

Affrontare un progetto di automazione non significa semplicemente introdurre nuove tecnologie, ma ripensare in profondità il modo in cui le attività vengono svolte, integrando competenze tecniche, visione strategica e capacità di gestione del cambiamento. Per questo è fondamentale poter contare su un partner esperto e affidabile. SMI Group accompagna le imprese in ogni fase del percorso: dall’analisi dei processi alla progettazione dei workflow, dall’integrazione con i sistemi esistenti fino alla governance dell’automazione. Grazie a un approccio consulenziale e a soluzioni tecnologiche all’avanguardia, SMI supporta le organizzazioni nell’identificare le aree a maggiore impatto, nell’implementare soluzioni scalabili e nel garantire un’adozione efficace da parte di tutti gli stakeholder. In un contesto in cui l’efficienza, la velocità e la resilienza operativa sono leve decisive per la competitività, affidarsi a un partner come SMI Group significa accelerare la trasformazione digitale con metodo, sicurezza e risultati concreti.