L’importanza di un facility manager in azienda

Ed è qui che entra in gioco un facility manager. I facility manager hanno la responsabilità di garantire che tutto ciò che riguarda l'infrastruttura fisica dell'azienda funzioni come dovrebbe, oltre a identificare le aree per una maggiore efficienza e risparmio sui costi.

L’importanza di una buona gestione delle strutture

Una gestione efficace delle strutture è essenziale per le prestazioni di qualsiasi organizzazione, indipendentemente dalle dimensioni e dall'ambito. Una buona gestione e manutenzione delle strutture può offrire maggiore adattabilità, flessibilità e sostenibilità all’organizzazione. Garantisce operazioni aziendali efficienti e fluide che non vengono spesso interrotte da una vasta gamma di difficoltà tecniche. Cosa fa un facility manager? Le funzioni tipiche variano da azienda ad azienda.

In generale, i gestori delle strutture sono responsabili della manutenzione e del mantenimento degli edifici di un’organizzazione, garantendo che soddisfino i requisiti legali e gli standard di salute e sicurezza. I facility manager operano in diverse funzioni aziendali, sia a livello strategico che operativo. I professionisti hanno il compito di fornire, mantenere e sviluppare una serie di servizi diversi come:

• Strategia immobiliare
• Gestione dello spazio
• Infrastruttura di comunicazione
• Manutenzione edilizia
• Collaudi e ispezioni
• Amministrazione edile
• Gestione dei contratti
• EHS (ambiente, salute, sicurezza)
• Pianificazione della manutenzione dell'impianto
• Gestione delle ristrutturazioni
• Organizzazione delle valutazioni delle condizioni delle strutture

In generale, il ruolo del facility manager è quello di garantire che la struttura funzioni come dovrebbe su base giornaliera, completando ispezioni giornaliere ed effettuando riparazioni e manutenzioni. Ecco un elenco di alcune delle cose di cui è responsabile il facility manager:

• approvvigionamento e supervisione di contratti e fornitori di servizi per funzioni quali ristorazione, pulizia, parcheggio, sicurezza e tecnologia
• consulenza alle imprese sulle misure volte a migliorare l’efficienza e l’economicità della struttura
• supervisione dei team di personale di diverse divisioni
• garantire che le strutture di base siano ben mantenute e condurre una manutenzione proattiva
• affrontare le emergenze man mano che si presentano
• gestire i budget
• garantire che le strutture soddisfino gli standard di conformità e le normative governative
• pianificare il futuro prevedendo le esigenze e i requisiti imminenti della struttura
• supervisionare eventuali ristrutturazioni, progetti di costruzione, aiutare con la pianificazione dei traslochi e garantire la sicurezza dei dipendenti e della struttura
• redarre rapporti di manutenzione

Caratteristiche e competenze fondamentali di un facility manager di successo

Nel momento in cui la digital transformation entra in azienda si mettono in moto processi di innovazione che impattano in modo sempre più diretto e coinvolgente con il Facility Management.

Dobbiamo considerare che spazi, ambienti e servizi dipendono in misura crescente dalla capacità di innovazione collegata al ruolo di queste figure. L’innovazione sta facendo di questo mercato uno dei “motori” dello sviluppo e la società di ricerca americana Markets and Markets stima per il Facility Management a livello overall una crescita dai 32.21 miliardi di dollari del 2017 ai 59.33 miliardi del 2023. Si parla di un Compound Annual Growth Rate (CAGR) dell’11.4% in questo arco temporale. Ma la vera ricchezza del Facility Management, è tutta nella capacità di azione e di gestione di fenomeni come Internet of Things, Big Data e Data Analytics, robotica, Intelligenza Artificiale e Machine Learning.

I facility manager di successo fanno affidamento su una serie di abilità e competenze diverse.

Devono essere in grado di mantenere buoni rapporti con un’ampia gamma di fornitori, dipendenti, manager, appaltatori, dirigenti e altre parti interessate. Il carico di lavoro di un facility manager è complesso e vario; devono gestire i budget, sfruttare le conoscenze tecniche, prendere decisioni rapide e risolvere problemi. Beneficiano anche dell'esperienza precedente che li aiuterà a identificare potenziali problemi e risolverli il prima possibile. Il moderno facility manager dovrebbe anche essere in grado di comprendere e utilizzare tecnologie come i sistemi computerizzati di gestione della manutenzione (CMMS) per migliorare il proprio lavoro aumentando la produttività, riducendo i tempi di inattività e ottimizzando le operazioni quotidiane.

Sebbene non sia sempre richiesto, molti datori di lavoro preferiscono candidati con una certificazione professionale di gestione delle strutture, come la credenziale Certified Facility Manager (CFM) basata sulle competenze della International Facility Management Association. È inoltre essenziale una rilevante esperienza in competenze tecniche e gestionali. I dipendenti possono anche acquisire una posizione di gestione delle strutture facendo carriera in un'azienda con formazione interna.

La tua azienda ha bisogno di un facility manager?

Parlando di smart building, il primo vero passo verso il digitale nel Facility Management & Real Estate si deve al tema dell’efficienza energetica. Che ha permesso di portare una prima ventata di digitalizzazione sull’onda dei vantaggi conseguibili in termini di efficienza. Un esempio arriva da BRaVe, la soluzione sviluppata dal Laboratorio GestiTec del Dipartimento ABC del Politecnico di Milano, (oggi in gestione tecnica a BRaVe m&t, spin off del Politecnico n.d.r) che fornisce alle organizzazioni uno strumento affidabile ed oggettivo di valutazione delle prestazioni e del livello di qualità degli edifici che compongono un patrimonio immobiliare.

Molte aziende più grandi scelgono di assumere un responsabile delle strutture interne dedicato.

Nelle più piccole, tuttavia, a uno (o più membri) del personale vengono spesso assegnati compiti di gestione della struttura che vanno oltre il loro consueto ambito di lavoro. Ciò può compromettere le loro responsabilità principali e significa anche che la gestione e la manutenzione della struttura potrebbero non essere il più efficaci possibile. L'outsourcing della manutenzione è un'opzione consigliata per le aziende senza esperienza in quanto può rivelarsi più efficace ed economicamente vantaggiosa. Un fornitore in outsourcing può assumersi alcune delle responsabilità di un facility manager o eseguire l'intera funzione di manutenzione delle strutture, aiutando a concentrarsi sul proprio core business.

Il Facility Management al servizio della sostenibilità

Molte delle sfide di un facility manager attengono ad attività, progetti, impegni che sono o saranno sul tavolo del futuro. Per le imprese e per le organizzazione la questione ambientale è strettamente legata al lavoro, non esiste una trasformazione che non abbia un impatto diretto sul business e le imprese più illuminate e innovative stanno ripensando progetti, prodotti, servizi in modo da renderli compatibili con i temi della sostenibilità anche dal punto di vista dei prodotti e della produzione. Un ruolo chiave è quindi svolto dai processi e dalle logiche del Facility Management che sono chiamate a gestire le crescenti esigenze di adattamento al clima per quanto attiene ad esempio alla gestione degli ambienti di lavoro e di gestione delle condizioni legate alle temperature. Gli edifici sono tra i principali responsabili del consumo di energia e non solo per questioni legate alla climatizzazione. Questo consumo deve essere messo in diretta relazione con l’evoluzione dei cambiamenti climatici, il ripensamento nella gestione degli spazi deve passare da una lettura completa dell’utilizzo degli ambienti.

L’innovazione digitale sta rendendo il ruolo del Facility Management sempre più importante nello sviluppo e nella realizzazione di progetti di Smart o Intelligent building e di Smart Infrastructure. Non si possono disegnare nuove prospettive di erogazione di servizi senza un coinvolgimento del facility manager che è in particolare chiamato a portare una visione d’insieme degli edifici.

Il Facility Manager deve allora lavorare sulla conoscenza di fattori determinanti, con il digitale che contribuisce in modo determinante ad aumentare la qualità di questa comprensione, sulla cui base si potranno mettere in relazione tutti i fattori per trovare – grazie alla tecnologia – la sintesi perfetta per persone e aziende.