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29 Gennaio 2025

Change management: cos’è e come implementarlo in azienda

Il change management rappresenta un approccio strategico e strutturato per guidare le trasformazioni organizzative, che si tratti di processi, obiettivi o tecnologie. In un mondo aziendale sempre più dinamico e competitivo, il cambiamento è inevitabile e spesso cruciale per rimanere competitivi. Attraverso strategie mirate, il change management consente di pianificare, implementare e stabilizzare il cambiamento, garantendo non solo la transizione tecnica, ma anche il coinvolgimento e l'adesione delle persone coinvolte. Che si tratti di adottare nuove tecnologie, gestire fusioni o rispondere a mutamenti di mercato, un processo di change management ben orchestrato può trasformare le sfide in opportunità di crescita e innovazione.

Cos'è il change management?

Il change management è un approccio sistematico volto a gestire le transizioni o le trasformazioni all'interno di un'organizzazione.
Transizioni o trasformazioni che possono riguardare obiettivi, processi o tecnologie.
Cambiamenti organizzativi che, a loro volta, possono essere di tipo adattivo o trasformazionale:

  • I cambiamenti adattivi sono interventi graduali e incrementali che un'organizzazione adotta per evolvere nel tempo i propri prodotti, processi, flussi di lavoro e strategie. Ad esempio, l'assunzione di un nuovo membro del team per rispondere a una domanda crescente o l'implementazione di una politica di lavoro da remoto per attrarre candidati più qualificati rientrano in questa categoria.
  • I cambiamenti trasformazionali, invece, sono di portata più ampia e spesso rappresentano una rottura significativa, talvolta improvvisa, rispetto allo status quo. Lanciare un nuovo prodotto, avviare una nuova divisione aziendale o decidere di espandersi a livello internazionale sono esempi emblematici di cambiamento trasformazionale.

Lo scopo principale del change management è sviluppare e implementare strategie che consentano di introdurre e controllare il cambiamento organizzativo, facilitando nello stesso tempo l'adattamento delle persone coinvolte. Si tratta di un processo cruciale per garantire che i cambiamenti, siano essi di piccola scala o siano piuttosto parte di programmi più ampi come le trasformazioni digitali, siano gestiti in modo strutturato e sostenibile.

Le attività di change management spaziano dalla pianificazione iniziale alla messa in atto del cambiamento, fino al supporto continuo necessario per migliorare e rendere stabili i nuovi assetti. Sono attività che frequentemente coinvolgono i team dirigenziali, i responsabili di dipartimento e altri stakeholder chiave, dal momento che il successo del cambiamento dipende dall'impegno e dall'adesione al cambiamento stesso sia da parte dei leader e del management team, sia da parte dei dipendenti. È di fatto un mix di idee, strategie e competenze: il change management non solo aiuta a superare le sfide immediate della transizione, ma promuove anche un ciclo di miglioramento continuo, rendendo l'organizzazione solida e in grado di affrontare con successo le sfide successive.

Perché è importante attuare il change management in azienda e come gestirlo al meglio

All’interno di una organizzazione aziendale, il change management ha un ruolo chiave, poiché garantisce che i cambiamenti organizzativi siano non solo implementati con successo, ma anche accettati e sostenuti nel tempo. Senza una gestione strutturata del cambiamento, le organizzazioni rischiano di incorrere in numerosi problemi: dipendenti demotivati o confusi, resistenze al cambiamento, perdita di produttività e errori che possono compromettere dati critici o processi aziendali. Inoltre, un cambiamento mal gestito può portare a un ritorno ai vecchi metodi, vanificando gli investimenti e gli sforzi fatti.

In un contesto di mercato in continua evoluzione, il change management consente alle aziende di adattarsi rapidamente a nuove esigenze, che si tratti di innovazioni tecnologiche, mutamenti normativi o cambiamenti nelle aspettative dei clienti. Aiuta a ridurre i rischi legati a risorse insufficienti o a gap di competenze, garantendo che il personale sia adeguatamente formato e preparato per affrontare le novità. Questo approccio favorisce non solo il successo operativo, ma anche il coinvolgimento dei dipendenti, migliorando la loro soddisfazione e rafforzando il senso di appartenenza.

Il valore del change management si misura anche nella capacità di un’organizzazione di anticipare le trasformazioni piuttosto che subirle. Essere preparati significa non solo minimizzare gli impatti negativi, ma anche cogliere opportunità per migliorare i processi, aumentare l’agilità aziendale e posizionarsi in modo competitivo sul mercato.

Proprio in considerazione del fatto che il change management è e deve essere considerato un investimento strategico che tutela l’intera organizzazione aziendale, è necessario che si adotti un approccio che consideri le dinamiche umane dietro il cambiamento. Per favorire l’accettazione del cambiamento, è fondamentale fornire alle persone informazioni chiare e complete sul motivo del cambiamento, sugli obiettivi e sui benefici futuri, aiutandole a comprendere il contesto e a superare le paure iniziali. Comunicare in modo trasparente e realistico, senza minimizzare gli sforzi necessari, consente di costruire fiducia e di rispondere in modo efficace alle domande e ai dubbi che possono emergere.
Un ulteriore elemento chiave è offrire supporto continuo, ascoltando le preoccupazioni dei dipendenti e validandone le emozioni. Questo approccio consente di trasformare le resistenze iniziali in impegno attivo. Dare loro controllo su alcune decisioni, anche se limitate, li aiuta a sentirsi parte del processo e a ridurre il senso di smarrimento. Infine, fornire strumenti concreti, come formazione, mentoring e simulazioni, facilita l'adattamento e accelera l'integrazione del cambiamento. Quando si adotta un atteggiamento empatico e proattivo, si favorisce non solo l'implementazione di un singolo cambiamento, ma anche la capacità collettiva di affrontare futuri mutamenti in modo più flessibile e resiliente.

In cosa consiste il processo di change management?

In generale possiamo dire che per essere efficace, una strategia di change management deve innanzitutto valutare l'impatto del cambiamento sui processi, sui sistemi e sui dipendenti. È essenziale includere una pianificazione accurata, test preliminari, una programmazione dettagliata e un'implementazione ben strutturata, accompagnate da una documentazione completa per monitorare e valutare gli effetti del cambiamento. La documentazione svolge un ruolo cruciale, garantendo una traccia che consenta di ripristinare le condizioni precedenti, se necessario, e assicura la conformità sia ai controlli interni sia alle normative esterne. In questo modo, si preserva la trasparenza e si minimizzano i rischi associati all'intero processo di trasformazione.
Esistono, in ogni caso, diverse “scuole di pensiero” che, nel tempo, hanno cercato di normalizzare il processo di change management, suddividendolo in diverse fasi.
Secondo Harvard Business School possiamo suddividere il processo di change management in cinque passaggi fondamentali:

  1. Preparare l'organizzazione al cambiamento
    La preparazione al cambiamento deve essere sia logistica che culturale, con un focus iniziale sull'aspetto culturale per ottenere i migliori risultati aziendali.
    In questa fase, il manager aiuta i dipendenti a riconoscere e comprendere la necessità del cambiamento, evidenziando le sfide o i problemi che l’organizzazione deve affrontare. Questo aiuta a generare consapevolezza e a creare insoddisfazione verso lo status quo. Coinvolgere i dipendenti fin dall'inizio può ridurre le resistenze e le frizioni durante l'implementazione.
  2. Definire una visione e un piano per il cambiamento
    Una volta che l’organizzazione è pronta ad accogliere il cambiamento, è necessario sviluppare un piano strategico, realistico e dettagliato.
    Gli elementi fondamentali del piano includono:
    • Obiettivi strategici: Quali obiettivi aziendali saranno raggiunti grazie a questo cambiamento?
    • Indicatori di performance: Come verrà misurato il successo? Quali metriche saranno utilizzate e qual è il punto di partenza?
    • Stakeholder e team di progetto: Chi supervisionerà il cambiamento? Chi deve approvare ogni fase critica? Chi sarà responsabile dell’implementazione?
    • Ambito del progetto: Quali sono le azioni e i passaggi inclusi nel progetto? Cosa rimane escluso?
      Il piano dovrebbe prevedere eventuali ostacoli o imprevisti, garantendo flessibilità e agilità per affrontarli.
  3. Implementare il cambiamento
    Una volta definito il piano, il passo successivo è seguire le fasi delineate per mettere in atto il cambiamento. Questo può includere modifiche alla struttura aziendale, alle strategie, ai processi o ai comportamenti dei dipendenti, a seconda dell’iniziativa.
    Durante l’implementazione, è fondamentale:
    • Coinvolgere i dipendenti, dando loro gli strumenti per raggiungere gli obiettivi prefissati.
    • Celebrare i successi a breve termine.
    • Anticipare e mitigare eventuali ostacoli.
      La comunicazione costante della visione organizzativa è essenziale per mantenere alta la motivazione e ricordare al team l'importanza del cambiamento.
  4. Integrare il cambiamento nella cultura e nelle pratiche aziendali
    Completata l’iniziativa di cambiamento, è cruciale prevenire un ritorno allo stato precedente. Questo è particolarmente importante per i cambiamenti che riguardano processi aziendali, cultura e strategie.
    Per consolidare il cambiamento, è necessario integrarlo nelle strutture, nei controlli e nei sistemi di ricompensa aziendali. In questo modo, si rende più difficile un ritorno alle vecchie abitudini, specialmente durante il periodo di transizione.
  5. Rivedere i progressi e analizzare i risultati
    Il completamento di un’iniziativa di cambiamento non ne garantisce automaticamente il successo. Un’analisi finale, o "post-mortem del progetto", consente di valutare se il cambiamento è stato un successo, un fallimento o un risultato misto.
    Questa revisione offre preziose informazioni e lezioni che possono essere utilizzate per migliorare le future iniziative di cambiamento, garantendo un apprendimento continuo e una crescita organizzativa costante.

Tra gli altri modelli, alcuni dei quali sicuramente popolari includono:

ADKAR: Creato da Jeff Hiatt, fondatore di Prosci, si articola in cinque passaggi sequenziali:

  1. Awareness - Consapevolezza della necessità del cambiamento.
  2. Desidere - Desiderio di partecipare e supportare il cambiamento.
  3. Knowledge - Conoscenza di come attuare il cambiamento.
  4. Ability - Capacità di implementare le competenze e i comportamenti desiderati.
  5. Reinforcement - Rinforzo per sostenere il cambiamento.

Bridges Transition Model: Ideato dal consulente William Bridges, si concentra sull'adattamento delle persone al cambiamento attraverso tre fasi: lasciar andare il passato, una fase di incertezza e confusione, e infine l'accettazione. Questo modello è spesso paragonato alle cinque fasi del lutto di Kübler-Ross: negazione, rabbia, contrattazione, depressione e accettazione.

IT Infrastructure Library (ITIL): Un framework che offre linee guida dettagliate per la gestione del cambiamento nelle operazioni e infrastrutture IT

Modello Kotter: Ideato dal professore di Harvard John Kotter, comprende otto passaggi:

  • Creare un senso di urgenza.
  • Costruire una coalizione guida.
  • Sviluppare una visione strategica.
  • Coinvolgere un "esercito" di volontari.
  • Abilitare l’azione rimuovendo gli ostacoli.
  • Lavorare su obiettivi a breve termine.
  • Non rallentare.
  • Istituzionalizzare il cambiamento.

Modello Lewin: Creato dallo psicologo Kurt Lewin, prevede tre fasi: "scongelare" lo stato attuale, "cambiare" e "ricongelare" il nuovo stato per stabilizzarlo.

Framework 7-S McKinsey: Analizza sette fattori che influenzano il cambiamento: valori condivisi, strategia, struttura, sistemi, stile, personale e competenze.

Agile Change Management: Integra metodologie agili nella gestione del cambiamento per migliorare la flessibilità e la capacità di risposta ai cambiamenti durante il ciclo di vita di un progetto.

Chi sono i ruoli implicati?

La gestione efficace del cambiamento coinvolge diverse figure chiave all'interno di un'organizzazione. Ciascun ruolo contribuisce a garantire una transizione fluida e il successo dell'iniziativa.

  1. Sponsor
    È in genere un dirigente o leader senior che sostiene il cambiamento a livello strategico. Si occupa di promuovere la visione, garantire risorse, monitorare i progressi e assicurare che l’iniziativa sia allineata con gli obiettivi aziendali a lungo termine.
  2. Change Manager
    Responsabile della pianificazione e dell’esecuzione del cambiamento, coordina i dettagli operativi, gestisce i rischi e comunica il processo a tutti i livelli. Fornisce formazione e supporto per assicurare un’adozione efficace.
  3. Agenti del cambiamento
    Si tratta di figure all’interno dell’organizzazione che supportano il cambiamento sul campo. Favoriscono la comunicazione, raccolgono feedback, assistono i colleghi durante la transizione e aiutano a superare eventuali ostacoli.
  4. Stakeholder aziendali
    Figure direttamente impattate dal cambiamento che garantiscono l’allineamento delle iniziative con le esigenze aziendali. Contribuiscono con la loro expertise, partecipano alle decisioni e supportano l’implementazione nelle loro aree di competenza.
  5. Manager operativi
    Guidano i loro team durante il cambiamento, comunicando le novità, fornendo supporto, affrontando eventuali resistenze e monitorando le performance per mantenere motivazione e produttività.
  6. Project Manager
    Supervisionano l'intero progetto di cambiamento, pianificano le attività, allocano risorse, gestiscono i rischi e garantiscono il rispetto di tempi, budget e standard di qualità.
  7. Dipendenti impattati
    Adattano le loro pratiche lavorative, partecipano a corsi di formazione e forniscono feedback per migliorare l’iniziativa. Il loro coinvolgimento è essenziale per garantire il successo e la sostenibilità del cambiamento.

Ogni figura gioca un ruolo complementare, contribuendo all’obiettivo comune di realizzare un cambiamento efficace e duraturo all’interno dell’organizzazione.

 

Quali sono degli esempi di change management?

Il change management trova applicazione in diversi contesti aziendali, nei quali il cambiamento rappresenta un fattore cruciale per l'evoluzione e la competitività. Ecco alcuni esempi concreti che illustrano come le organizzazioni gestiscono le trasformazioni, sia di piccola scala che strutturali.

Implementazione di nuove tecnologie o trasformazione digitale

Uno degli esempi più comuni di change management è l’introduzione di una nuova tecnologia. Questo può includere l’adozione di software specifici, come un nuovo sistema gestionale, o una trasformazione digitale completa che investa l’intera azienda. Sono cambiamenti che richiedono una pianificazione meticolosa, formazione del personale e una comunicazione efficace per assicurare che i dipendenti comprendano i benefici e si adattino rapidamente alle nuove modalità operative.

Fusioni e acquisizioni aziendali

Le fusioni e le acquisizioni comportano una ridefinizione delle strutture organizzative, delle strategie e delle culture aziendali coinvolte. Il change management in questi casi è essenziale per integrare i team, allineare gli obiettivi e garantire che i processi aziendali continuino senza intoppi durante la transizione.

Cambiamenti nella leadership o nello stile di gestione

Quando un’azienda introduce nuovi manager o adotta un diverso stile di leadership, il change management aiuta a facilitare la transizione. È importante che i dipendenti comprendano e accettino le nuove dinamiche per evitare resistenze e mantenere la coesione del team.

Adattamento ai cambiamenti di mercato

Le aziende devono costantemente adattarsi ai cambiamenti delle condizioni di mercato, come nuove normative, l’ingresso di concorrenti o mutamenti nelle preferenze dei consumatori. Un approccio strutturato al change management consente di reagire rapidamente, ridefinendo le strategie per mantenere la competitività.

Espansione verso nuovi mercati

Raggiungere nuovi mercati, sia geografici che di prodotto, richiede un coordinamento complesso che coinvolge marketing, vendite, logistica e produzione. Il change management aiuta a gestire la pianificazione e l’implementazione, garantendo che tutte le aree aziendali siano preparate per affrontare le nuove sfide.

Rebranding

Il rebranding, che può includere un nuovo logo, un nuovo messaggio o una nuova identità aziendale, richiede una gestione del cambiamento efficace per coinvolgere sia i dipendenti che i clienti. Una comunicazione chiara e una campagna di sensibilizzazione interna ed esterna sono fondamentali per assicurare il successo del cambiamento.

Lancio di nuovi prodotti

L’introduzione di un nuovo prodotto sul mercato comporta cambiamenti significativi nei processi di produzione, marketing e vendite. Il change management consente di coordinare tutti gli aspetti, dalla formazione dei dipendenti all’allineamento delle strategie di comunicazione e distribuzione.

 

Conclusione

Il successo del change management risiede nella sua capacità di integrare persone, processi e strategie in modo armonioso, affrontando le complessità del cambiamento con chiarezza e determinazione. Attraverso una comunicazione trasparente, un supporto continuo e un coinvolgimento attivo di tutti gli stakeholder, il cambiamento non solo diventa più gestibile, ma anche un'occasione per rafforzare la resilienza e la competitività dell'organizzazione. In un contesto dove il cambiamento è costante, adottare un approccio strutturato al change management non è solo una scelta strategica, ma una necessità per prosperare nel lungo termine.

Change management: cos’è e come implementarlo in azienda ultima modifica: 2025-01-29T09:00:00+01:00 da Sara Comi

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